Telefonregeln
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Regeln, die das Telefonieren im beruflichen Zusammenhang erleichtern sollen.
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[Bearbeiten] Übliche Regeln
- Am Anfang sollte im Zweifelsfall (man kennt sich nicht) außer dem Namen auch die eigene Funktion in einer Firma, einer Station etc. genannt werden.
- Hintergrundgeräusche möglichst abschalten.
- Auf eine ruhige Stimme / Atmung, klare Aussprache achten, auch keine übertriebene Lautstärke.
- Es sollten nur Worte, die akustisch gut und eindeutig zu verstehen sind, verwendet werden. Evtl. Verständnis erfragen (Rückfragemöglichkeit lassen).
- Beim Zuhören sind die typischen Bestätigungsworte wie “ja, gerne, das geht, natürlich, aha“ zu verwenden, da längeres Schweigen irritierend wirken kann.
- Durchgesagte Ziffern (z.B. Telefonnummern, Anzahl von Tabletten) sollten generell nicht einfach nur mit einem Ja bestätigt werden, sondern ausdrücklich wiederholt werden.
- Telefonnummern wurden nach einer alten Regel von rechts nach links in Zweiergruppen angesagt. Das erleichtert das Mitschreiben.
- Vor der Beendigung eines Gesprächs sollte nachgefragt werden, ob noch eine Mitteilung kommen soll oder ob die Beendigung in Ordnung geht.
- Auch zu einem bei einer wichtigen Tätigkeit störenden Anrufer oder jemandem, der sich verwählt hat, sollte man freundlich bleiben, bevor er/sie höflich abgewiesen wird. (Evtl. geeigneten Zeitpunkt nennen.)
- Die Freisprechanlage des Telefons (Lautsprecher) sollte man bei Anwesenheit Dritter nur mit Wissen und Zustimmung der Gesprächspartner benutzen.
[Bearbeiten] Buchstabierhilfe
(auch Buchstabieralphabet genannt)
- A = Anton
- B = Berta
- C = Caesar
- D = Dora
- E = Emil
- F = Friedrich
- G = Gustav
- H = Heinrich
- I = Ida
- J = Julius
- K = Kaufmann
- L = Ludwig
- M = Martha
- N = Nordpol
- O = Otto
- P = Paula
- Q = Quelle
- R = Richard
- S = Siegfried
- T = Theodor
- U = Ulrich
- V = Viktor
- W = Wilhelm
- X = Xanthipe
- Y = Ypsilon
- Z = Zacharias
[Bearbeiten] Aufbau der Telefonatsnotizen, Gesprächsnotiz
- Name des Anrufenden,
- Grund für den Anruf,
- Datum, Uhrzeit (evtl. Dauer),
- seine Telefonnummer, evtl. Adresse, E-Mail und
- die getroffene Abmachung (z.B. Rückruf, Angebot, Termin etc.),
- Weiterleitung der Notiz an …
- Eigener Name, Handzeichen, interne Nummer.
[Bearbeiten] Weiteres
Manche Firmen legen für sich und Ihre Mitarbeiter eine einheitliche Begrüßung am Telefon fest, damit der Kunde das Unternehmen sicher erkennt und genau weiß, wer das Gespräch annimmt.
Es sollte geschäftlich (möglichst) nie mit dem Mobiltelefon unterwegs oder aus einem Lokal telefoniert werden. Denn dann ist man evtl. nicht in der Lage, die üblichen Regeln immer einzuhalten.
[Bearbeiten] Siehe auch
[Bearbeiten] Weblinks
- Buchstabieralphabet
- Handytechnik und Typen von Mobiltelefonen (bei Wikipedia)
- Notruf (bei Wikipedia)
- Technischer Ablauf eines Telefongesprächs (bei Wikipedia)
